紙でのチケット管理から脱却し「弊社チケットサービス」でヒューマンエラー削減へ｜横浜市神奈川区民文化センター かなっくホール 様

※LINKETの前身サービスの事例となります

１．弊社チケットサービス　導入前の課題

座席管理、キャンセル問題…運営課題とお客様のニーズに応えるには

ーかなっくホール様では、どのような事業を展開されているか教えてください。

かなっくホールでは、年間を通じて様々な公演を実施しております。主にクラシック音楽が多いのですが、演劇、0歳から入場可能な赤ちゃん向けコンサート、お笑いライブなど、多様なジャンルのイベントを月に約3公演ほど開催しています。年間では40公演弱になります。ホールは300席のものが1つと、ギャラリーが2つ、練習室などがあります。赤ちゃん向け公演では、ホールでは広すぎる場合や赤ちゃんが泣いてしまうことを考慮し、天井が高く開放的なロビーを会場として利用することもあります。

ーご導入いただく前の状況についてお伺いさせてください。かなっくホール様では、チケット販売においてどのような課題をお持ちでしたか？

これまで、チケット販売のメインは来館いただいて購入、もしくは電話予約でした。電話予約の場合、お客様には後日来館して支払いいただくか、振り込み後に郵送という流れでした。一部指定席では別の予約システムも利用していましたが、やはり電話と来館が中心でした。

電話予約では、お客様とのやり取りに時間もかかりますし、振込期日までの未入金や無断キャンセルが発生することも…。また、来館時の支払いも現金のみだったため、お客様が現金を持ち合わせていないケースもあったり、後払いになることで「払っていないからキャンセルしてしまおう」という方もいらっしゃいました。

特に大変だったのが、座席の管理です。指定席は全て紙の座席表で管理しており、今何枚売れているかを把握するには座席表を目で数えたり…。リアルタイムでの在庫把握が非常に困難になり、窓口販売とウェブ販売の両方を行っている場合など、定員オーバー寸前になることもありました。チケット印刷も手作業で、同じチケットを2枚印刷してしまったり、紙の無駄が出たりと、ミスも発生していました。

お客様からも、「ネットから予約して、そこからチケットを買いたい」「現金以外の支払い方法を利用したい」といったご要望もありました。

２．弊社チケットサービス　導入の決め手

「初期費用0円」と「LINE連携」が大きな魅力

ーそうした多くの課題を抱える中で、新たなチケットシステムの導入を検討されるきっかけは何だったのでしょうか？また、数あるシステムの中から弊社の「弊社チケットサービス」を選んでいただいた決め手は何だったのか、詳しくお聞かせください。

特に在庫管理やミスを改善したいという思いが強くありました。そんな中、ある時メールでセミナーのお知らせをいただき、参加してみたのがきっかけです。オンラインセミナーを拝見し、「これは良いかもしれない」と感じました。

他社のシステムでは導入費用が非常に高かったのですが、その点、御社にはそういった導入のための初期費用がなかったのは非常に魅力的でした。

また、私たちはこれまでSNSではInstagramをメインに告知を行っていましたが、他社のLINEでの告知事例を見て、LINEでお知らせが来て、そこからスムーズに購入できるのはお客様にとっても分かりやすいと感じました。告知からそのままLINEでチケット購入まで進めるという点も、導入の大きな決め手となりました。

３．弊社チケットサービス　導入後の変化

LINEなら全年代がサクッと購入、スタッフの負担もミスも軽減

ー導入されてから、どのような変化がありましたか？

まず、座席の設定や販売までの準備が想像以上にスムーズにできました。個人的にはシステムを触るのが好きということもありますが、意外と難しくなく、座席設定は様々な機能を工夫して行いました。窓口での販売についても、当初パートスタッフがPC操作に不安を感じていましたが、担当の大塚さんが優しく教えてくださったおかげで、発売日当日もスムーズに対応できました。
イベント当日の入場に関しても、大きなトラブルはほとんどありませんでした。

スタッフの負担も軽減されましたし、何よりも、在庫管理が本当に楽になりました。以前のように1枚ずつ数える手間や、誤って重複して数えてしまうようなこともなくなりました。全体的に無駄が省かれて非常に良かったです。ミス自体が減ったことも、大きな改善点です。

４．今後の展望

自由席への整理番号割り振り機能や年間パス機能など…今後のアップデートに期待

ー本日は貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。最後に、「弊社チケットサービス」導入の感想、今後への期待など教えてください。

特に、アナログな運用が主流だった当ホールにとって、このシステムは業務効率を大幅に向上させました。担当の大塚さんは、私たちの細かい質問にも親切に対応してくださり、導入前から導入後、そして現在に至るまで、安心してシステムを利用できています。

システム導入をしてみて、在庫管理の煩雑さから解放されたことが一番大きいです。システム導入前は、数え間違いや印刷ミスなど、ヒューマンエラーが避けられませんでしたが、今はその心配がほとんどありません。お客様にもLINEを通じた購入が浸透し、若年層から高齢者まで幅広い年代の方にご利用いただけていること、そしてLINEを活用した告知でより効果的に情報をお届けできるようになったことも大きな成果です。今後も「弊社チケットサービス」を積極的に活用していきたいと思います。

自由席への整理番号割り振り機能、年間パス機能などもあると嬉しいですね。そういった機能について、今後のアップデートを期待しています。

５．取材を終えて

かなっくホール様では、DX化推進のため、今では窓口でも「弊社チケットサービス」でのチケット販売を進めてくださっているとのこと。スタッフ皆様の負担軽減に弊社システムがお役に立て、大変嬉しく思います。積極的な公式LINEの活用も、お客様満足度の向上、および積極的なLINE活用法の貴重な事例として大変参考になりました。

今回のインタビューで伺ったご意見を真摯に受け止め、より良いサービスを提供できるよう努めてまいります。

横浜市神奈川区民文化センター かなっくホール様のさらなるご発展を祈念いたします。
この度は貴重なお話をありがとうございました。