イベントの集金方法はオンライン決済で！イベント管理システムや集金アプリについて

イベントの集金をするならオンライン決済

有料イベントを実施する際は、お金の管理が気になるものです。

参加費の集金方法には、イベント当日に直接参加者から現金を受け取る方法、銀行に振り込んでもらう方法、オンライン決済による方法があります。

イベント当日に手作業で直接対応する方法は、手間がかかるため対応が大変です。また、銀行に振り込んでもらう方法は参加者から見ると振り込む手間が必要で、振込手数料もかかって負担が重くなってしまいます。

そのためイベントの集金をするのならば、手軽にできて確実性の高いオンライン決済がおすすめです。

オンライン決済とはどのようなものか、代表的な例などを確認していきましょう。

オンライン決済とは？

イベントの集金方法のひとつでもあるオンライン決済とは、現金を使わずにWeb上で行う決済全般のことを指します。インターネット決済やネット決済、Web決済と呼ぶこともあり、実際に足を運んで直接お金を受け渡さなくても良い便利な決済方法です。

キャッシュレス化の普及もあり、現金での受け渡しを避ける社会的ニーズがあります。また、直接現金を受け渡すよりも接触機会を減らせるため、近年の新型コロナウイルス感染症対策にもつながるでしょう。

イベントの集金方法に悩んでいる方は、さまざまなメリットのあるオンライン決済の導入を検討してみるのがおすすめです。

オンライン決済の代表例

先述のとおり、オンライン決済とは特定の決済方法ではなく、現金を使わずにWeb上で行う決済全般のことを指します。

• クレジットカード決済
• デビットカード決済
• コンビニ決済
• QRコード決済
• 電子マネー決済
• キャリア決済
• 銀行決済 

オンライン決済を導入すると、このようにさまざまな決済方法から参加者に選んでもらえるようになります。

チケット販売システムやイベント管理ツールなどでオンライン決済代行サービスを活用すれば、イベント主催者側は手間をかけずに集金できるようになって便利です。

イベントの集金方法

先述のとおり、集金方法には当日に直接参加者から現金を受け取る方法があるものの、オンライン決済による集金方法を導入するとスムーズで手間がかかりません。

オンライン決済によってイベントの集金をする方法は、以下のとおりです。

• イベント管理システムを使って集金する
• 集金アプリを活用して集金する

それぞれの集金方法について、詳しくチェックしていきましょう。

1.イベント管理システムで集金する

集金だけではなく、自社開催のイベント運営や管理に必要なものがつまったシステムがイベント管理システムです。イベント開催前の準備から開催後のデータ管理など、情報を一元管理しておくことで作業を効率化でき、セキュリティ面での安全性も高まります。

イベント特設サイトや申込フォームの作成、受付完了メールなどを送る機能もあり、このシステムを利用することによってイベントに関するさまざまな業務がスムーズになるでしょう。

2.集金アプリで集金する

集金アプリを用いることで、イベントの参加費を集める方法もあります。

集金アプリとは、セミナーなどを開催した際、オンライン上で参加者に料金を請求するのに特化したサービスのことです。

参加者情報の管理やイベント申込フォームの作成などの機能は必要なく、オンライン決済によって集金できるようにしたい場合に取り入れると良いでしょう。

オンライン決済で集金するメリットとデメリット

オンライン決済で集金する方法には、メリットとデメリットがあります。どのようなものがあるのか、それぞれ詳しくチェックしていきましょう。

オンライン決済で集金する場合には、オンタイムかつ自動で集金状況を生成できます。そのため集金作業だけではなく、報告書の作成も効率化できるという点がメリットです。

なお、イベント報告書に関して詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。

イベント報告書を書くべき理由とは？作成のポイントや注意点を解説

オンライン決済で集金するメリット

オンライン決済で集金するメリットは、現金の手計算や手集計に比べて会計の手間を軽減でき、計算ミスや管理ミスをなくせることなどです。

もしもイベント当日に手作業で直接対応する方法をとった場合には、お釣りの管理をしたりその場で本人確認をしたり、支払った方をチェックしたりなど手間がかかるため、当日の対応が煩雑になるでしょう。場合によっては手違いや漏れが生じてしまう恐れもあります。

一方で銀行に振り込んでもらう方法は、開催者側にとってそれほど手間がかかりません。しかし、参加者にとっては振り込む手間が必要で振込手数料もかかるため、参加を考えていた方が取りやめてしまう可能性があります。さらに、当日振り込まれた場合には確認が難しくなるでしょう。

オンライン決済ならば、主催者も参加者もスムーズにお金のやり取りができます。また、先述のとおり集金状況を一括で管理できることもメリットです。

オンライン決済で集金するデメリット

オンライン決済で集金するデメリットは、情報漏洩のリスクがあること、システムを導入するためのコストが掛かることです。

オンライン上で決済する以上は、当日に現金で支払いをするよりも決済情報が漏洩するリスクがあることを否定できません。オンライン決済による集金方法を導入する場合には、セキュリティ対策もチェックするといいでしょう。

イベントでオンライン決済を導入する時の注意点

イベントでオンライン決済を導入する際に注意すべき点は、以下のとおりです。

• 請求や決済の手段が柔軟に対応できるか
• 決済する流れを実際に確認してみる
• 申し込みキャンセル時の返金について決めておく
• 導入後は費用対効果を見極める
  

また、単発で利用したいのか継続利用なのか、自身のニーズも把握してから導入先を決定することをおすすめします。

それでは、それぞれの注意点について、詳しくチェックしていきましょう。

1.請求や決済の手段が柔軟に対応できるか

イベントで導入すべきオンライン決済システムを選択する際は、請求や決済の手段が柔軟に対応できるかどうかに注意が必要です。

たとえば、同じイベントであっても時間帯によって設定料金が異なっていたり、オプションなどで追加料金の支払いが必要になったりなど、参加者によって料金が違うことがあります。

一律の料金設定にする単発のイベントであれば、柔軟な請求ができるかどうかにそれほど注意しなくてもいいでしょう。しかし、料金を一律にできない場合や継続課金機能が欲しい場合などには、請求や決済手段が柔軟であるかどうかを確認してください。

2.決済する流れを実際に確認してみる

オンライン決済を導入する際には、決済を行うまでのフローが滞りなくできるのかにも注意が必要です。決済する流れを実際に実施し、決済がスムーズにできるのかなど、機能性や操作性をチェックしてみると良いでしょう。

イベント告知ページの作成や申込者に一斉メールを送りたい場合などには、とくにしっかりと機能性や操作性などを確認しておくことをおすすめします。

3.申し込みキャンセル時の返金について決めておく

イベントにオンライン決済を導入するのならば、申し込みキャンセル時の返金について決めておくことも重要です。急用によりイベントに参加できなくなったなどの理由で、参加者が申し込みをキャンセルすることがあるため、その対応を考える必要があります。

申し込みキャンセル時の返金について考えるべきことは、以下のとおりです。

• 参加者から申込キャンセルがあった場合には何日前までならば対応するのか
• 返金額は全額返金なのか一部返金なのか

あらかじめこれらの方針を決め、オンライン決済ページなどにキャンセルポリシーを掲載しましょう。

4.導入後は費用対効果を見極める

費用対効果を見極めることも、イベントにオンライン決済を導入する際のポイントです。1件あたりの手数料の差が小さいとしても、決済件数が多ければその差は大きくなります。

見込まれる決済件数や費用を想定し、オンライン集金を導入することによって得られるメリットとかかる費用を比較して、効果を見極めるようにしましょう。

まとめ

有料イベントの集金方法には、イベント当日に直接参加者から現金を受け取る方法、銀行に振り込んでもらう方法、オンライン決済による方法があります。そのなかでもイベントの集金には、手軽にできて確実性の高いオンライン決済がおすすめです。

オンライン決済によってイベントの集金をする場合、イベント管理システムで集金する方法と、集金アプリで集金する方法がとれます。オンライン決済で集金するメリットは、現金の手計算や手集計に比べて会計の手間を軽減でき、現金の計算ミスや管理ミスをなくせることなどです。

メリットやデメリット、オンライン決済を導入する際の注意点などを理解し、イベント運営に活かしましょう。

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