イベントのトラブル対応策を全て解説！具体的な対処法と予防策は？

準備万全だ！と思ってもトラブルは突然やってくる

運営会社としてイベントを開催する際は、成功させるために事前の役割分担や全体的なスケジュールなどを密に計画し、万全の準備をすることが重要です。しかし、「これで大丈夫だ！」と思えるほどにしっかりと準備をしていたとしても、本番で予期せぬ事態が発生してしまう場合があります。

このようなトラブルに素早く対応できないでいると、さらに事態を悪化させてしまう可能性があるでしょう。イベントを成功に導くには、事前にさまざまなことを想定してトラブル対応を心得ておくことが重要です。  

【イベント開催前】にしばしば起こる2つのトラブル

イベント開催前にしばしば起こりえるトラブルは、以下のとおりです。
 
・  登壇者や司会者が来られなくなるトラブル
・  悪天候によるトラブル
・  設備関連のトラブル

また、近年では新型コロナウイルスの感染拡大に伴ってトラブルが起こるケースもあります。これらのトラブルに関する注意事項や、それによって考えられる被害などを詳しくチェックしていきましょう。

1.登壇者・司会者が来られなくなるトラブル

イベントの準備を進めているなかで、司会者などとして来るはずだったイベントスタッフが、来られなくなってしまったと判明することがあります。来られなくなってしまったのがセッションの登壇者だった場合の対応には、とくに注意が必要です。

司会者であればほかのイベントスタッフに代役を任せればいいものの、登壇者の場合には基本的に代わりがききません。この場合、セッション自体を中止する可能性も出てきます。

2.悪天候によるトラブル

イベント時には、悪天候によるトラブルも起こりえます。交通機関や施設側の条件などによっては、悪天候の際に利用自体ができなくなるケースがあるため注意が必要です。台風の接近がわかっている場合には、事前に交通機関の運休などが決定されることもあるでしょう。

また、イベントを開催できたとしても、当日の天気が良くない場合には、予測していた来場者数を下回ってしまう恐れがあります。天候によって来場者数が左右されやすい傾向は、有料イベントよりも無料イベントのほうが顕著です。

【イベント中】にしばしば起こる4つのトラブル

イベント中にしばしば起こりえるトラブルには、以下の4つが挙げられます。

・  設備や機材の故障トラブル
・  イベント参加者に関するトラブル
・  近隣住民のクレームによるトラブル
・  火災・地震など緊急性の高いトラブル

近隣住民からだけではなく、イベント参加者からクレームが入る可能性もあります。クレームの内容は、講師やイベントスタッフのふるまいといったイベントそのものに関するものと、立地やトイレの数といった会場に関するものなどです。

それでは、これらのトラブルの詳細や、それによって考えられる被害などをチェックしていきましょう。

1.設備や機材の故障トラブル

設備や機材の故障といったトラブルは、イベント中にしばしば起こりえます。急にマイクの音が出なくなってしまったり、映像が映らなくなってしまったりする場合があるため、注意が必要です。

本番前にリハーサルをおこない、設備や機材が壊れていないかどうかを確認すると良いでしょう。また、専門知識をもった機材提供者に任せるという手もあります。

2.イベント参加者に関するトラブル

イベント参加者に関するトラブルとしては、以下のようにさまざまなことが起こりえるため注意しましょう。
 
・  病人や怪我人がでてしまう
・  イベント参加者のマナーが悪い
・  イベントの参加予定者にキャンセルされてしまう
・  イベント参加者がクレームをいう

有料や予約制のイベントの場合、参加予定者によるイベント当日のキャンセルは大きな問題です。そういった場合、ほかの参加希望者が予約できずに空席ができてしまうことや、キャンセルした人の参加費をあとから回収するのは困難であることなどに留意して対応しなければなりません。

3.近隣住民のクレームによるトラブル

近隣住民のクレームが入るというのも、イベント中に起こりえるトラブルです。たとえば、イベントで花火などの大きな音がするものを利用する場合、音に驚いた住民や不快に感じた住民から騒音に関するクレームが入る可能性があります。イベント開催にあたっては、近隣住民の感情に十分配慮し、事前に周知したうえで開催すると良いでしょう。

4.火災・地震など緊急性の高いトラブル

イベント開催中に起こる可能性があるトラブルには、火災や地震などといったような緊急性の高いものも含まれています。参加者が不安になってしまったり、災害の規模によっては怪我を負ってしまったりする可能性があるでしょう。自然災害が起こった場合には、落ち着いたアナウンスを行い、参加者とイベントスタッフの安全を最大限に確保することが重要です。

オンラインイベントならではのトラブル事例

実際に会場に行くオフラインイベントだけではなく、ウェビナーやオンラインイベントを開催する場合もあるでしょう。オンラインイベントの開催にあたっては、オフラインイベントのトラブルと同じような対応をしてはいけないことに注意してください。

オンラインイベントでは、予想外のトラブルが起こる可能性が非常に高いです。そのため、オンラインイベントならではのトラブルに対応できるように、起こりやすい事例をチェックしていきましょう。

予想外のトラブルが起こる可能性が非常に高い

先述のとおり、オンラインイベントでは予想外のトラブルが起きやすいため注意が必要です。一般的なオフラインイベントでは、指定の日時に会場に集まり、時間どおりに登壇者が壇上にあがります。しかしオンラインイベントは、参加者にもツールを使ってもらい、オンライン上でやり取りをしなければなりません。

そのため、さまざまな面からトラブルになりやすいといえます。

オンラインイベントならではのトラブル事例

たとえば、オンラインイベントの参加自体がうまくいかないといった事例の場合、以下のようなトラブルが多く見られます。
 
・  Zoomアプリをインストールできていない
・  Zoomなどのツールの使い方がわからない
・  パソコンのセキュリティが高くてツールが利用できない
・  参加用のURLが届かない

また、通信環境や音声機器の不調がある、人的なミスによってZoomを強制終了してしまうなど、さまざまなトラブルが起こる可能性があります。

オンライン・オフラインイベントでのトラブル予防策

オンラインとオフライン、そのどちらであってもイベントで起こりえるトラブルには、事前に防止策を検討しておくようにしましょう。イベントトラブルの予防策の例は、以下のとおりです。

＜キャンセルによるトラブル＞
有料イベントの場合には先払い制にし、当日のキャンセルには返金しないことをキャンセルポリシーに記載する。 

＜火災や地震のトラブル＞
万が一の場合にも落ち着いて誘導できるように、トラブル対応策をイベント運営マニュアルに盛り込んでおく。

＜オンラインイベント参加用のURLが届かない＞
前日や当日の朝に一括予約配信し、配信もれを防ぐ。自動返信メールを活用する。参加者に迷惑メールフォルダなどを確認してもらう。

オンライン・オフラインイベントでのトラブル対応策

トラブル対応では、何かあった場合に判断するイベントスタッフをあらかじめ決めておくこと、不測の事態や緊急時に備えてイベント運営マニュアルを作成しておくことなどが重要です。イベントトラブル発生時の対応策の例は、以下のとおりです。

＜登壇者が参加できなくなった場合＞
パネルディスカッションであればほかの登壇者のみで進めたり、時間をずらすと間に合うようであれば進行の流れを変えたり、オンラインによって登壇できないかを工夫したりする。

＜悪天候によるトラブル＞
事前に天気予報を確認し、もしも開始時間の変更や中止がある場合には早めに連絡を入れる。

＜パソコンのセキュリティが高くてZoomが利用できない＞
スマートフォンやタブレットから入室するように案内する。

＜オンラインイベントでの音声トラブル＞
講師以外の運営スタッフも入室しておき、音声トラブルの原因が受講者側なのか講師側なのかを判断する。

まとめ

運営会社としてイベントを開催する際、しっかりと準備をしていたとしても、本番で予期せぬ事態が発生してしまう場合があります。イベントを成功に導くには、事前にさまざまなことを想定し、トラブル対応を心得ておくことが重要です。

開催前と開催中に起こりえるトラブルや事例、予防策、対応策などを理解して、実際のイベント運営に活かしましょう。

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