イベント受付の業務内容は？受付の注意点や受付システムなども解説

イベントが開催される際には、受付関連の業務をこなすイベント受付スタッフが必要になる場合が多いです。イベント受付スタッフが担う仕事には、参加者名簿や配布資料などの準備、受付業務と参加者の入退場管理、問い合わせや迷子などの各種対応があります。

イベントの規模や内容によって複数人で受付スタッフをする場合もあれば、一人で受付業務を全てこなす必要もあるかもしれませんが、基本的な業務内容は大差ないでしょう。

1.参加者名簿や配布資料などの準備

イベント受付では、イベント参加者の出欠確認をするための参加者名簿を作成したり、受付時に配布する資料を作成したりする準備があります。特に参加者名簿は、参加するために申込みや予約を要するイベントで必要です。

参加者名簿の内容には、イベントの申込みフォームなどに入力された氏名、電話番号、メールアドレスなどの情報を転記し、リスト化するのが簡単かつ便利でしょう。

2.受付業務と参加者の入退場管理

イベント受付スタッフは、受付業務とともに参加者の入退場管理も行わなければなりません。イベント当日の受付業務はもちろん、イベント参加者の出欠確認や資料配布、案内などの受付業務をスムーズにするための準備や、マニュアル作成も含まれる場合があります。

イベント参加者からすれば、受付スタッフの対応によってイベントの第一印象が左右されるといっても過言ではありません。受付スタッフの人選は慎重に決めて、参加者に失礼がないように注意する必要があるのです。

3.問い合わせや迷子などの各種対応

イベントによっては、問い合わせや迷子などの各種対応も受付スタッフの業務に含まれる可能性があります。会場の受付とは別に、いわゆるインフォメーションセンターのようなものを設置しない限りは、受付スタッフが対応しなければなりません。

迷子がいた場合は受付で待機させ、可能であれば場内アナウンスなどの放送をして親御さんに伝えましょう。

受付スタッフが注意するべき4つのポイント

受付スタッフが注意するべきポイントには、以下の4つが挙げられます。

• 参加者をスムーズに入退場させる
• コロナ感染症の対策を講じる
• 各種の対応方法をあらかじめ決めておく
• イベント受付システムを活用して効率化する

上記4つに注意しておくことで、受付での不満やストレスを軽減でき、イベント参加者の満足度を上げることにつながるでしょう。満足度が向上されるとリピーターが獲得しやすくなり、今後のイベント成長にも貢献することが考えられます。

1.参加者をスムーズに入退場させる

受付スタッフが注意するべきポイントの1つ目は、参加者がスムーズに入退場できるようにすることです。大規模イベントともなるとイベントの来場者や参加人数が多いため、受付で時間をかけていると、入退場をする人で長蛇の列ができてしまいます。

特にイベントの開始直前になって受付が集中してしまうと、イベントのプログラム進行に影響が出る場合もあるでしょう。このような問題を避けるためにも、入退場ゲートを分かりやすくしたり、ブースの設置方法や配置場所を考慮したりすると良いです。まずは受付業務をシンプルにする工夫から始めてみましょう。

2.コロナ感染症の対策を講じる

コロナ禍にある現在、イベントのような人が集まる場所はどうしても忌避されやすいです。しかし、イベントを成功させて今後の成長につなげるためには、参加者を増やすことが必須といえます。

したがってコロナ感染症の対策を講じて、イベントスタッフと参加者が安全かつ安心にイベントを盛り上げられる会場にしなければなりません。

コロナ感染症の対策としては、マスク着用の徹底やアルコール消毒の準備、会場内における行列の適切な間隔、検温システムの導入などがあります。

3.各種の対応方法をあらかじめ決めておく

イベントの受付で時間がかかってしまう原因は、受付スタッフが業務マニュアルを理解できていない場合や、参加者側の準備物が不明瞭であることが考えられます。まずは受付業務の内容を明確にするためのマニュアルを作成し、それを共有することが大切です。

最近のイベントでは、参加者のスマホでQRコードを表示してもらうことで受付確認をするパターンもあります。このような場合であれば、参加者にQRコードが表示された画面を用意してもらえるように事前に説明したり、会場でアナウンスしたりしましょう。

4.イベント受付システムを活用して効率化する

イベントの受付業務にイベント受付システムを活用することで、業務の効率化や人件費の削減、データ収集ができるなどのメリットが得られます。

システムを利用すれば、参加者が多くても出欠確認がスムーズにでき、受付スタッフが担う業務の負担が軽減するでしょう。

受付システムの機能によっては、参加者（顧客）の年齢や職業、購入物などのデータ収集も可能となり、データを分析して上手く活用できれば、今後のイベント開催時に役立てられるのです。

イベント受付システムの基本的な機能とは

イベント受付システムには、参加者の情報管理やマーケティング機能、受付機能、決済機能などが備わっていることが多いです。参加者の個人情報や行動履歴を分析することで、参加者の参加回数や購入単価がどのくらいなのかを把握できます。

これらの情報は次回のイベント企画や準備に活かせるだけではなく、イベントの開催による参加者数や利益予測をより詳細に立てることが可能になるのです。この予測情報は、イベントのスポンサーや協賛の可能性がある組織に対して営業する際に活用できるでしょう。

イベント受付システムの4つの特徴

イベント受付システムには以下4つの特徴があります。

• 予約状況の確認や受付業務が効率化できる
• 受付スタッフの人件費を削減しやすい
• アンケート機能によってイベント参加者の満足度を確認できる
• システムによっては導入費用が高い

企業が主催する大規模イベントであれば、受付システムの導入による効果は非常に大きいと考えられます。しかし、参加者が少ない小規模イベントでは、受付システムの必要性が低いかもしれません。

イベント運営者はこのような特徴を把握した上で、自分達が運営するイベントに受付システムの必要性がどのくらいあるのかや、受付システムにどのような機能を求めるのかなどを判断してください。

1.予約状況の確認や受付業務が効率化できる

受付システムを導入することで、イベント開催当日までの予約状況の確認やイベント当日の出欠確認、チケット確認もスムーズになり、受付業務を効率化できます。

受付業務が効率化できて参加者がスムーズに入退場できれば、長蛇の列ができにくく、参加者の待機時間を減少させることが可能です。イベント会場の施設やブースをより長く回ってもらえて、利益増加も期待できます。

2.受付スタッフの人件費を削減しやすい

受付業務に受付システムを導入することによって、受付スタッフの負担が軽減します。それによって受付スタッフの人数が減れば、人件費を削減することも可能です。

例えばイベントの受付スタッフは2人体制になっている場合が多いですが、受付システムを導入すると、受付スタッフが1人でも問題なくなるでしょう。これで人件費の削減効果が得られます。

3.アンケート機能によってイベント参加者の満足度を確認できる

受付システムには、アンケート機能が備わっている場合があります。イベント開催後にアンケート機能を有効活用すると、イベント参加者の満足度を確認できたり、改善点を調査できたりするのです。

さらにシステムにもよりますが、アンケートの回答結果は設問ごとにグラフやリスト化させることができる場合もあります。回答結果を効率的に集計できて、改善すべきポイントを分析しやすいというメリットもあるのです。

アンケートをとることで得られるメリットや回答率を高めるポイントなどについては、以下の記事を参考にしてください。

イベント後のアンケートが重要！回答率を高めるコツなどを解説

4.システムによっては導入費用が高い

イベントの受付システムにはさまざまな種類があり、備えている機能や必要になる導入費はサービスごとに異なります。システムによっては導入費用が高いことに加え、システムが利用できる環境を整える必要があるかもしれません。

受付システムを導入する際は、まず自分達が運営しているイベントに受付システムを導入すると、費用対効果がどうなるのかを確認してみましょう。また受付システムごとに長所と短所は違うため、さまざまな種類の中から適切なシステムを選ぶ手間もあります。

まとめ

従来、特に大規模イベントでは、受付で入退場を待つ参加者の行列ができるのは当然という状態でした。しかし、近年はイベント受付システムを導入することによって受付業務を簡略化し、入退場の渋滞を緩和するとともに人件費を削減するイベント運営者も増えています。

イベント受付システムはアンケート機能を有効活用することで参加者のデータ収集が可能です。収集したデータは以降のイベントに活かせるなどのメリットがあるため、イベント運営者はぜひ受付システムの導入を検討してみてください。受付システムの導入は、未だ収まりを見せないコロナ感染症の対策にもつながります。

イベント運営者は改めてイベント受付業務を見直し、より良いイベントを開催していきましょう。

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