失敗しないイベント会場の選び方。下見で確認すべきポイントも解説

イベントの集客率や成功率は「開催会場」によって左右される

イベントやセミナーの集客率や成功率は「開催会場」によって左右されるといわれているほど、会場選びは非常に重要です。

イベント会場の選定によって、当日のオペレーションのやりやすさや参加者にとっての参加しやすさ、必要機材などが異なります。たとえば、アクセスしやすい会場かどうかによって参加の可否を決める参加者も多いため、会場の立地によって集客率に差が出ることも考えられます。

また、会場選びや下見では、必要機材の違いによって追加費用が多くかかってしまうということもしばしば起こります。この場合、安いイベント会場を選んだつもりが、総額で見ると高くついてしまったということにもなりかねません。

会場選びの失敗によって起こりやすいトラブルもあります。このように、イベントを成功させるためには会場選びが大切なのです。

失敗しない！イベント会場の選び方

イベント会場選びで失敗しやすいポイントには、会場の広さや場所のわかりやすさ、使用できる機材や備品の違い、トイレの数などがあります。展示会への出展などではなく自社でイベントを開催する場合には、これらのポイントを理解したうえで、自分たちで会場を選ばなければなりません。

それでは、イベント会場を選ぶ際に失敗しないためには、どのような点に気を付けて選べばいいのか、詳しくチェックしていきましょう。

収容人数や会場の広さ

イベント会場を選ぶ際のポイントとして、収容可能人数や会場の広さが重要です。大規模なイベントを開催しようとしているにもかかわらず、会場の広さや収容人数が十分ではなかった場合、入場できない参加者が出てしまう可能性があります。そこまではいかなくとも、圧迫感や不快感を与えてしまうかもしれません。

また、参加者の数に対して会場が広すぎると、あまり賑わっていないイベントであるかのような印象になってしまいます。どれほどの参加者が集まるイベントになるのかを想定して、会場の広さや収容可能人数を決めましょう。

料金・キャンセル規定

会場の使用料金、機材や備品のレンタル料金なども、イベント会場を選ぶ際の重要なポイントです。キャンセル料やキャンセル規定についても、あわせて確認しておきましょう。

ほとんどの会場では、使用する時間帯などによって会場費が異なります。全日・半日・土日などの区分けがされているため、搬入や撤退時間の調整によってコストを抑えられないかもチェックしてみましょう。

機材や Wi-Fi などの設備

イベント会場によって、機材やWi-Fiなどの設備環境も異なります。Wi-Fiは、同時に複数台接続できるのかどうかまでを確認して、来場者が多くても対応可能なのかをチェックしましょう。また、イベント会場の電波状況も確認する必要があります。

ステージや音響、照明といった設備面が充実しているのか、自分たちが考えている演出は可能なのかなども考えましょう。

最寄り駅や宿泊施設からの距離

イベントの参加者は、アクセスの良い場所かどうかを重視するものです。最寄り駅や宿泊施設からの距離をチェックするとともに、立地が悪くないか、わかりにくい場所ではないかなどを確認しておきます。

もしも、わかりにくい場所のイベント会場を選んでしまった場合、参加者が迷ってしまって多くの方が遅刻してしまうような事態にもなりかねません。駅から会場までの道や会場内の構造がわかりやすいか、しっかりと確認しましょう。

トイレや喫煙所の数

イベント会場を選定する際は、トイレや喫煙所の数もチェックしておくべきポイントのひとつです。セミナーの参加者数に対してトイレや喫煙所の数が少なすぎると、休憩時間の度に利用者の待ち時間が発生してしまい、スケジュールが押してしまう可能性があります。

また、障害者用のトイレがあるか、男女兼用トイレではないかなど、トイレの設備が整っているかどうかもチェックしておきましょう。

会場ルール

会場によっては独自のルールが定められている場合があるため、事前にルールを把握しておくことが重要です。会場のルールに違反していると、規約違反として違約金が発生する可能性があります。

また、事前に会場のルールを把握していないと、協力会社とのやり取りの際にさまざまな内容を確認しながら作業を進めることとなってしまうため、スムーズな設営ができません。自分たちの開催したい内容が会場のルールに抵触していないかどうか、しっかりと確認しておきましょう。

会場の候補が決まったら必ず下見へ！確認ポイント４つ

イベント会場の候補選びは、インターネットや資料などである程度までは絞ることができます。しかし、インターネットや資料などに載っている条件だけを鵜呑みにするのではなく、必ず実際に下見をするようにしましょう。

下見をする際にしっかりと確認しておくべきポイントは、以下のとおりです。

・  希望日時に空きがあるかを確認する
・  来場者や出演者の動線を確認する
・  全ての設備を確認する
・  必ず二人以上で確認する

それぞれ詳しくチェックしていきましょう。

1.希望日時に空きがあるか確認する 

そもそもイベント会場のスケジュールが空いていないと、希望日時にイベントを開催できなくなってしまいます。希望日時に空きがあるかどうかを必ず確認しておきましょう。

また、事前に空きを確認していても、会場予約は先着順です。実際に予約をしていなければ、狙っていた枠が埋まってしまう可能性があります。ただし、会場を決めてからキャンセルするとキャンセル料がかかることには注意が必要です。慎重に選びつつもきちんと予約が取れるように、早めに会場探しをしておきましょう。

2.来場者や出演者の動線を確認する

下見の際は、来場者や出演者の動線確認も重要なポイントです。会場によっては、事前に考えていた演出や動線を変更しなければならない可能性もあります。

イベント会場に入るまでやその後トイレに行くためなどの来場者側の動線と、演出の内容に応じた動線、機材などを動かす際の動線など、さまざまな視点からチェックしていきましょう。

3.全ての設備を確認する

イベント会場の下見をする際は、全ての設備をしっかりと確認することが重要です。たとえば、備え付けのスクリーンがある場合には後方席からも見やすいか、ステージ上に立つ人物と被ってしまわないか、スクリーンの位置や大きさなどをチェックします。

また、プロジェクターの経年劣化などによって光度が足りずにスクリーンが見えにくくないか、マイクの音が聞き取りにくくないか、機材の使用方法はわかるかなども確認しておきましょう。明暗によってスクリーンが見えにくい場合、会場が明るすぎることが原因となっている可能性もあります。

4.必ず二人以上で確認する

イベント会場の下見をする際には、必ず二人以上で確認するようにしましょう。先述のとおり、イベント会場の下見ではさまざまな面をチェックしなければなりません。しかし、一人ではたくさんのチェック項目を把握することが難しいため、重要なポイントを見落としてしまうことで、満足のいくイベントにできなくなってしまう恐れがあります。

また、チェックシートやイベントのプログラムなどを活用することも有効です。確認状況を記録することで、より効率的に下見をすることができるでしょう。

まとめ

イベントやセミナーの会場選びは非常に重要で、集客率や成功率は 開催会場によって左右されるともいわれています。イベントを自社で開催する際は、当日のオペレーションのやりやすさや参加者にとっての参加のしやすさ、必要機材が揃っているのかどうかなど、事前にしっかりとチェックしておきましょう。

失敗しないイベント会場の選び方や、下見をする際にしっかりと確認しておくべきポイントなどを理解して、実際のイベント運営に活かしましょう。

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