イベント備品はレンタルを活用しよう。メリットや注意点を解説

イベントの備品をレンタルするメリット

イベントの備品をレンタルするメリットは主に6つです。

• 必要なときだけ使える
• 選択肢が広がる
• 無駄なコストがかからない
• 環境への配慮
• 手入れなどの手間がかからない
• 保管場所を確保する必要がない

それぞれのメリットを詳しく見ていきましょう。

必要なときだけ使える

イベントで使用する備品をレンタルするメリットの一つとして、必要なときだけ使えることが挙げられます。

イベントは1回実施して終わることはほとんどなく、年に数回開催したり定期的にイベントを開催したりすることがほとんどです。それぞれのイベントで内容や出展ブースの広さも異なり、必要になる備品や数も変わってきます。

レンタルであれば、必要なときに必要な分だけ借りられるため、自社で備品管理や追加購入などを行う手間が省けるでしょう。

選択肢が広がる

イベントの選択肢が広がることも、備品をレンタルするメリットの一つです。

イベントは毎回同じテーマで開催されるわけではなく、内容やブースのイメージに合わせて必要な備品を変えることが多くあります。自社で持っている備品だけでまかなおうとしてしまうと、どうしても目新しさやオリジナリティを出すことが難しくなります。

備品レンタルを利用すればアイテムの豊富さやイベントのテーマ・規模に合わせて適切なものを柔軟に選択でき、雰囲気を変えることが可能です。

無駄なコストがかからない

自社で備品を購入するとなると膨大なコストがかかってしまいますが、レンタルにすることで費用を抑えることが可能です。

たとえば、大型の液晶ディスプレイを購入する場合、費用は数万円かかってしまいますが、レンタルであれば数千円で済ませられるでしょう。また、購入すると備品を保管しておく場所を確保しなければならず、会社によってはスペースがないなどの問題が発生するかもしれません。

このように備品を自社で保管することが難しい場合にも、レンタルが大いに役立ちます。

環境への配慮

環境への配慮ができることも、備品レンタルのメリットの一つとして挙げられます。

自社で備品を保有している場合、イベントの際は保管している場所から会場まで運搬する必要があります。備品はそのままにしておくと破損してしまうことがあるため、梱包などをして保管することが多いですが、会場で梱包を外したあとには不要な廃棄物が出てしまいます。

一方、備品レンタル業者に依頼すれば会場まで直接届けてもらえるため、ゴミが出ないサステナビリティに配慮したイベントが開催できるでしょう。

手入れなどの手間がかからない

イベント用備品のレンタルで自社での手入れなどが不要になることも、大きなメリットの一つです。

自社で備品を持っている場合は管理しなければならず、ものによっては定期的なメンテナンスが必要であるため、手間と労力がかかってしまいます。備品をレンタルすることで自社での管理が不要になり、いつでもきれいな状態の備品を使用してイベントを開催できるでしょう。

また、レンタル業者によっては会場でのセッティングまで対応しているため、人的リソースを割かずにスムーズな準備が実現できます。

保管場所を確保する必要がない

保管場所を確保する必要がなくなることも、備品レンタルの代表的なメリットです。

自社で備品を保有している場合は、イベント修了後に備品を保管する場所を確保しなければならず、特に大型のものがある場合はそれだけの場所が必要です。企業によっては保管できる環境がなく、邪魔になってしまうことが少なくありません。

備品レンタルの場合はイベント終了後に備品を回収してもらえるので、保管場所について悩む必要がなくなります。

イベントの備品をレンタルする際の注意点

イベントで使用する備品をレンタルするメリットを紹介しましたが、レンタルする際は注意点も存在します。

さまざまな注意点がありますが、特に気をつけたいのは以下の6つです。

• 商品ラインナップを確認
• 合計費用を確認する
• 余裕を持って予約する
• 保険の有無を確認
• レンタル期間の確認
• 返却スケジュールの確認

ここでは、これらの注意点について具体的に解説します。備品をレンタルする際にぜひ役立ててください。

商品ラインナップを確認

イベント備品のレンタルを依頼できる業者は数多く存在します。しかし、どのようなイベント備品を取り揃えているかはレンタル業者によって異なるので注意が必要です。まずはカタログやパンフレットなどを取り寄せて、レンタルできる備品をチェックしましょう。

できればすべての備品を同じ業者に頼めるようにすると返却の手間がかからず、コストもより抑えやすくなります。

合計費用を確認する

備品のレンタルサービスを利用する際は、合計費用を確認しましょう。

イベントを開催するにあたり、備品にかけられる予算が決まっている場合が多く、予算内に収まるようにレンタルする必要があります。備品をレンタルする場合は各備品のレンタル費用に加え、搬送費がかかることが多いため、全体でいくらかかるのか確認しておくことが重要です。

その他にも、隠れた費用や規定が設けられているケースがあるので、事前にしっかり確認し、総額いくらかかるのかを把握することをおすすめします。

余裕を持って予約する

備品レンタル業者はさまざまな備品を用意しており、一度に多くの企業に利用してもらえるようにある程度の在庫を用意しています。しかし、人気のアイテムは予約が混雑することがあるため、借りたいときにレンタルできない場合があります。そのため、イベント開催が決まったらできるだけ早く必要な備品をリストにまとめ、レンタルサービスの予約をしておきましょう。

特に季節や地域の特定の時期に需要が高まることがあり、予約が取りにくくなる可能性があるので注意してください。

保険の有無を確認

備品をレンタルする際に注意しなければいけないのが、「汚してしまった」「破損させてしまった」などの場合の保証です。大きなイベントであればあるほど来場者は多く、会場で何らかの事故が起こる可能性も高くなります。

万が一、レンタル備品に事故や損傷が発生した際、レンタル会社が提供する保険に十分な保証が用意されていることを確認しましょう。

レンタル期間の確認

備品レンタル会社によっては、レンタル期間に配送にかかる日数が含まれている場合と含まれていない場合があります。発送にかかる日数が含まれている場合、レンタルできる実質の日にちは短くなってしまうため、イベント開催期間が長い場合は注意しなければいけません。

備品をレンタルする際はレンタル期間にも目を通しておき、トラブルにならないように注意してください。

返却スケジュールの確認

イベント備品をレンタルする際は、返却スケジュールも確認しておきましょう。

搬送に時間がかかってしまう備品もあるため、返却日に到着できない場合には延滞費用がかかる可能性があります。また、地域によっても搬送日数がかかる可能性があるため、その点も考慮した上で日数を決めてレンタルしなければいけません。

さらには、配送トラブルによって遅延が起きた際の追加料金の規定も確認しておくことが肝心です。

イベント備品のレンタル料金の相場

イベント備品をレンタルするにあたり、「どのサイズでどれほどの費用がかかるのか」といった費用相場を把握しておくことが重要です。

ここでは、イベント規模やイベントの種類別で良く利用されている備品の相場費用を紹介します。

参考：イベント用品はレンタルで揃う！業者の選びのポイントや費用相場を解説

小型イベントのレンタル備品

小型イベントのレンタル備品の費用相場は以下の通りです。

小型イベントでは、屋内のイベントと屋外のイベントで使用される備品も異なります。

屋内イベントでレンタルされることが多いパイプ椅子や折りたたみテーブルの費用は高いということはなく、比較的リーズナブルな価格で借りることが可能です。一方で、屋外イベントの場合はサイズ感がある備品をレンタルすることが多いため、費用相場は高くなっています。

大型イベントのレンタル備品

大型イベントのレンタル備品の費用相場は以下の通りです。

大型イベントの場合は屋外で開催されることが多く、レンタルできる備品のサイズ感は大きい傾向にあります。そのため、レンタル備品も高額になりやすく、大型備品の大量レンタルで搬送料が高くなることもあるので注意が必要です。

飲食関係のレンタル備品

飲食関係のレンタル備品の費用相場は以下の通りです。

飲食系イベントには、お祭りイベントや縁日イベント、食フェスなどが挙げられます。

レンタル備品としては調理機器などを借りることが多く、屋台セットや抽選機、発電機などもレンタルされることが多いです。

イベントを開催するなら「チケット for LINE Hybrid」がおすすめ

イベントを開催するにあたり、備品の準備と同時に考えておかなければならないのがチケット販売です。

多くのイベントでは前売りチケットや当日チケットなどが販売していますが、チケット全体の管理をスムーズに行いたい場合は、「チケット for LINE Hybrid」がおすすめです。

最後に、「チケット for LINE Hybrid」の代表的な特徴を3つ紹介します。

デジタルチケットで印刷代や人件費を削減

「チケット for LINE Hybrid」ではデジタルチケットを発行するため、当日の入場がスムーズに行えるようになります。

入場の際は発行されるQRコードをかざすだけなので、非接触の入場で感染症対策にもつながります。チケットのもぎり作業もないので人件費の削減もできるでしょう。

LINEで簡単に購入できる

「チケット for LINE Hybrid」を利用することで、LINEからスムーズにチケット購入が行えます。
座席があるイベントの場合は、座席の指定も購入画面から行うことが可能です。

LINEと連携しているチケットサービスであり、登録済みの顧客情報を利用するため、面倒な会員登録などは不要。手間や時間をかけることなくチケットが購入できるのが特徴です。

プロモーションも簡単

イベントにより多くの人を集めたいと考えている場合、効果的な宣伝を行う必要があります。
イベント告知はさまざまな方法で行えますが、PR文章を考えたりチラシデザインを決めたりなど、簡単ではありません。

「チケット for LINE Hybrid」を利用すれば、LINEのタイムラインやトーク機能を用いて効果的なプロモーションを実現できます。初期導入費・月額固定費は0円、コストは販売手数料のみとなっており、イベントの宣伝にかかる費用は発生しないため安心してご利用いただけます。

ご興味がある方は、資料ダウンロードやお問い合わせからご確認ください。

資料ダウンロード

お問い合わせ

まとめ

イベント開催の際に必要となる備品は自社で揃えるのではなく、レンタルを活用するのがおすすめです。コストやイベント開催の手間を削減できる、保管場所を確保する必要がないなど、さまざまなメリットがあります。

その一方で、いくつかの注意点も存在するため、備品をレンタルする際はポイントを押さえながら自社に合ったレンタル業者を利用しましょう。

イベント開催する際、チケット管理もスムーズに行いたい場合は、ぜひ一度「チケット for LINE Hybrid」をご検討ください。