イベントを一元管理する「イベント管理システム」とは？メリットや機能を紹介

イベント管理システムとは

イベントやセミナーを開催する際には、集客や来場者リストの整理、参加者へのフォローなど、多くの管理業務をおこなわなければなりません。イベントの管理は、規模が大きくなるほどに大変になります。イベントに関する情報を一元管理できれば、運営者の作業軽減や業務の効率化が可能です。


そこで、イベントを一元管理できる「イベント管理システム」の導入をおすすめします。イベント管理システムとは、その名のとおりイベントの情報管理専用に作られたシステムです。もともとその目的に特化して作られているため、イベントの管理がしやすくなる機能が備わっており、導入によってさまざまなメリットを得られます。

イベント管理システムの機能4つ

効率よくイベントの管理ができるように、イベント管理システムに備わっている機能は、大きく分けると以下の4つです。

 
・  Webサイトや申し込みフォームの作成
・  顧客情報の管理
・  決済機能
・  来場受付

 これらのほか、お礼メールや今後の告知といった顧客対応を自動化できる機能もあります。使用するツールによって備わっている機能が異なるため、どのようなシステムにするのかを選択する際には、機能面を必ず確認しましょう。

それでは、イベント管理システムの機能について、それぞれ詳しく解説します。

1.Webサイトや申し込みフォームの作成

イベント管理システムの機能のひとつが、告知用のWebサイトや申し込みフォームの作成です。イベント管理システムには、必要な項目を入力していくだけで申込みページを作成してくれるシステムが多くあります。そのため、はじめから構成を考えたりプログラムを組んだりしなくても、集客に必要となるWebサイトや申し込みフォームを手軽に作成でき、その分の手間が省けて便利です。

2.顧客情報の管理

イベント管理システムには、顧客情報の管理機能もあります。参加の申し込みがあった際にリアルタイムで共有し、自動で参加者リストをデータ化してくれるため、いちいち情報を入力する手間もかからず、システムでの一元管理が可能です。また、イベント管理システム独自のセキュリティの搭載によって、顧客情報の管理面において安全性を高められます。

3.決済機能

決済機能もイベント管理システムに備わる機能のひとつです。これは、有料のイベントを開催する際に関係します。クレジットカードやPayPalなどによる事前決済に対応しているシステムであれば、支払いの際のやり取りをスムーズにできるでしょう。

利用するイベント管理システムによっては、未支払いの参加者に対してリマインダーメールでお知らせできる機能が用意されているものもあります。

4.来場受付

当日の受付を簡略化できる来場受付機能も、イベント管理システムがもつ機能のひとつです。バーコードやQRコード付きの来場票を発行できるシステムであれば、スマートフォンからコードを読み取るだけで簡単に受付でき、来場したことを直接システム上に登録できます。

当日の受付は、対応に気を使うものです。イベント管理システムによって受付管理が簡略化できれば負担が減り、人為的なミスの削減にもつなげられるため、導入を検討してみましょう。

イベント管理システムのメリット4つ

イベント管理システムを導入することで得られるメリットは、以下のとおりです。

 
・  イベントを一元管理できる
・  スムーズな運営
・  コスト削減につながる
・  アフターフォロー

申し込みをおこなう段階から、イベント参加者の情報などを一元管理でき、社内での業務を減らせるうえにイベント当日の運営もスムーズに進められます。さらにイベント後のアフターフォローも簡単にできるようになるなど、イベントが始まる前から終了後までさまざまなメリットがあるシステムです。

イベント管理システム導入のメリットについて、それぞれチェックしていきましょう。

1.イベントを一元管理できる

イベント管理システムを導入するメリットのひとつは、運営のために必要となる情報を一元管理できることです。先述のとおり、申し込まれた時点で参加者の情報を自動でデータ化したり、リアルタイムで共有したりと、システムの導入によって情報を管理しやすくなります。さらに参加者の情報だけではなく、スケジュールやスタッフに対するタスクの割り当て、機材や書類といった必要なものの準備についても一元管理可能なシステムもあります。

2.スムーズな運営

スムーズな運営ができるようになることもメリットのひとつです。イベント管理システム導入により、顧客情報の管理を自動化できるようになることで、二重登録や登録漏れなどの人為的ミスを予防できます。

アプリを活用して参加者の受付ができるシステムであれば、一人ずつ参加しているかどうかをチェックしたい場合にもスムーズです。個人情報を確認する必要がないため、外部スタッフを雇用する場合にも安心して任せられるでしょう。

また、情報の一元管理によってイベントに関係する情報をリアルタイムで共有できるようになると、万が一トラブルが起こった場合にも対処しやすくなります。

3.コスト削減につながる

イベント管理システムを導入することで、コスト削減につながる点もメリットです。とくに開催規模が大きなイベントの場合には、運営業務が膨大になるため、システムなしでは対応するスタッフの数を増やさなければなりません。しかし、イベント管理システムの活用によってさまざまな業務を効率化し、作業の量を削減できたならば、その分の人件費や業務に要するコストを削減できます。

4.アフターフォロー

しっかりとしたアフターフォローができるようになることも、イベント管理システムの導入によって得られるメリットのひとつです。お礼メールや今後の告知といった顧客対応を自動化できる機能をもつシステムや、質問対応などのサポートができるシステムを導入した場合、手厚いフォローができるようになります。また、参加者とつながり続けられることで、参加者リストを貴重な財産として以降の業務に活用もできるでしょう。

イベント管理システムのおすすめ6選

最後に、イベント管理におすすめできるシステム6選を紹介します。イベント管理におすすめのシステムは、以下のとおりです。

・  チケットfor LINE Hybrid
・  Peatix（ピーティックス）
・  Event Cloud Mix
・  Doorkeeper
・  COPRO Q-PASS
・  everevo（イベレボ）

それぞれ詳しくチェックしていきましょう。

1．チケットfor LINE Hybrid

「チケット for LINE Hybrid」は、LINEを活用して簡単にチケットの販売管理ができるクラウド型のシステムです。LINEのタイムラインやトーク機能を活用して、利用者へ直接プロモーションができます。

コミュニケーションツールであるLINEを利用している分、利用者とのやり取りが容易です。次回のイベントに関する告知や、イベント中止の際などの連絡がスムーズにできるうえに、直接的なプロモーションが可能なため、広告宣伝費の削減にも効果があります。

チケット販売から入場管理まで簡単操作で実装でき、自動で販売する仕組みを構築可能です。さらにチケットfor LINE Hybridならば、初期導入費用も月額固定費用もかかりません。専用機器を用意する必要もなく、気軽に始められるおすすめのシステムです。

2．Peatix（ピーティックス）

Peatix（ピーティックス）は、イベント名やチケットの金額などの必要事項を入力するのみで、最短5分でイベントの販売を始められます。有料オプションである「Peatix Business」を利用した場合には、参加者をターゲティングすることで、より効果的に告知をおこなうことが可能です。無料イベントから法人向けの対応まで、幅広いニーズに応えられます。

3．Event Cloud Mix

Event Cloud Mixは、幅広いジャンルのイベントに使えるさまざまな機能を備えていることが特徴のイベント管理システムです。大型セミナーや展示会、コミュニティイベントなど、規模間の違う複数のイベントに対応しています。月額制の料金プランで利用できるようになっており、月額9,800円から使用可能です。
 

4．Doorkeeper

Doorkeeperは、コミュニティを作成可能なイベント管理システムで、参加者との関係継続に役立てられます。チケット完売の状態になると、すぐにキャンセル待ちができるようになる機能が備わっており、参加希望者を逃さずに確保可能です。利用するプランによっては、グーグルアナリティクスとの連携もさせられます。

5．COPRO Q-PASS

アポイントを取れたならば、商談をおこないます。商談の際は、スポンサーになってもらえるかもしれない企業側の視点に立って、どのようなメリットが期待できるのかを訴求することが重要です。

スポンサー企業のメリットには、先述のように認知度アップや売り上げアップ、社会貢献の一環としての実施などがあります。どのメリットに魅力を感じてもらえそうかを考えて、メリットを最大化できるような提案をしましょう。

6．everevo（イベレボ）

everevo（イベレボ）は、イベント運営をサポートして業務の負担を軽減させるポータルサービスのシステムです。イベントの告知やホームページの作成、申し込み、事前決済、参加者への連絡、会場での受付など、イベント運営の際に必要となる業務を一元管理できます。FacebookなどのSNSのアカウントと連携させることも可能です。

まとめ

イベントの規模が大きくなるほどに、集客や来場者リストの整理、アフターフォローといった業務の管理が大変になります。そこで、イベント管理システムを導入してイベント関連の情報を一元管理し、これによって運営者の作業軽減や業務効率化を図るのがおすすめです。

効率よくイベントの管理ができるように、イベント管理システムが備える機能にはWebサイトや申し込みフォームの作成、顧客情報の管理、決済機能、来場受付などがあります。

イベント管理システムの導入によって得られるメリットは、以下のとおりです。

・  イベントを一元管理できる
・  スムーズな運営
・  コスト削減につながる
・  アフターフォロー

イベント管理システムの特徴や導入によるメリットなどを理解し、実際のイベント運営に活かしましょう。

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